Pár napja egy könyvelőket támogató rendszer fejlesztő cég vezetőjével beszélgettem. A téma természetesen a szakmánk átalakulása, annak támogatási lehetősége volt. A mai cikk apropója a beszélgetés egyetlen gondolata, ami ráadásul egy idézet egy könyvelőtől: szükségtelen a könyvelést támogató rendszereket megnyitni az ügyfelek felé, mert a vállalkozások más rendszereket használnak, újabb szoftver csak plusz feladat, nem jelent előnyt ügyfeleinknek.
Biztos, hogy jól gondolkodik a kolléga? Ha nem, akkor mi lehet az értékajánlat, amitől hasznossá válik egy újabb rendszer ügyfeleinknek is?
Jelenlegi helyzet
Könyvelőként elszenvedői vagyunk annak a kormányzati törekvésnek, amely az adózást és annak adminisztrációját helyezi előtérbe. Az online térben valós időben elérhető pénztárgépes és számlázási adatok pontosabb, bővebb nyilvántartásokat eredményeznek, de nem csak a könyvelői, vállalkozói oldalon, de az adóhatóságok részéről is. Az, hogy a gazdasági eseményekre adatként gondolunk (és az esetek jelentős részében csak így is találkozunk) megváltoztatta a könyvelői munka folyamatát. Az adatrögzítés gyorsult, de a bizonylatok iktatása, tárolása, a könyvelési adatok egyeztetése – nem beszélve az adatigény volumenéről – átalakult. Így összességében sem munkánk, sem az arra fordított idő nem csökkent. Ennek egyik oka, hogy az adóhatóság által kialakított online adatbázisok elsősorban nem könyvelési munkát, hanem az adóbegyűjtés/adóellenőrzés folyamatait támogatják. A másik, hogy a piacon lévő könyvelőprogramok – hozzánk hasonlóan – nem aktív részesei az ügyviteli forradalomnak, csak követik az eseményeket több, kevesebb sikerrel.
Ahogy a könyvelői szakma, úgy ügyfeleink is megérezték a változást. Pozitívum az online számlázók és a köréjük épülő ökoszisztéma hatása. Gyakorlatilag minden vállalkozás számára elérhetővé vált – egy doboz cigi áráért – a számlázó, pénzügyi nyilvántartó rendszer, ami továbbfejleszthető szolgáltató, kereskedő igények szerint. A negatív természetesen a vállalkozói működés fehéredése. A korábbi áfa rés töredékére csökkent, így azt mondhatjuk, hogy a működő vállalkozások jelentős részének a piacról, piaci körülmények között kell megélnie.
Idealizált, nem ideális
A könyvelő programok mellett már 2017-ben megjelentek az első könyvelés támogató rendszerek (helló billcity), de ezek sokáig csak a könyvelés folyamatának egyszerűsítését (adatbevitel gyorsítása, könyvelési anyag begyűjtés gyorsítása, adattárolás, stb.) tekintették feladatnak. Ezt az űrt töltötték be a számlázóprogramok, kb a NAV XML 3.0 megjelenésétől. A két legjelentősebb szereplő (szamlazz.hu és a billingo) önálló ökoszisztémát építenek, amiről könyvelőként azt gondolhatjuk, hogy ezek olyan információkat tudnak biztosítani, ami szükségtelenné teszi azt, hogy könyvelői adatbázisokat felhasználjuk az ügyfél tájékoztatására. Az igazság ezzel szemben az, hogy mindkét rendszer rendelkezik erős vízióval arról, hogy kell ideálisan működni egy vállalkozásnak, de az addig elvezető útra nincsenek kész receptjei. Ezek a rendszerek általában leegyszerűsítik azokat a folyamatokat, amit egy kezdő vállalkozásnak erőforrás hiányában nincs lehetősége megvalósítani, előrébb hozzák a pénzügyi tudatosságot, segítenek kialakítani az alapvető nyilvántartásokat. Sajnos ezek a rendszerek egyben elfedik a vállalkozásban felmerülő problémákat, nem segítik azok feltárását, nem engednek beavatkozást könyvelői oldalról, és így sok esetben a vállalkozó működését sem támogatják kellőképpen.
A könyvelői szakma jövője, a tanácsadó könyvelő, akinek egyik szolgáltatása lehet a vállalkozás adózási és pénzügyi “felépítése”. Lássuk be, ehhez a számlázó rendszerek által kínált megoldások elégtelenek.
Bővebben érdekel a téma, ajánlom figyelmedbe ezt a cikket, ami két korábbi előadás kivonata a szakmánk átalakulásáról!
Megoldás folyamatban
Azok a vállalkozások, ahol az információ éhségét a számlázó programokból közvetlenül elérhető adatok nem elégítették ki, egy új “termékkörrel”, a pénzügyi asszisztenssel vigasztalódhattak. Ezek a szoftverek (többek között a Quick, a BUPA, a bejovoszamlak.hu) elsősorban a NAV online adatbázis, a számlázó programok és a banktól elérhető adatok megjelenítését, ügyfél által történő csoportosítását, kapcsolódó pénzügyi információk kezelését teszik lehetővé. Ahogy látszik, itt a vállalkozói igények kielégítésére helyeződött a hangsúly, adózási, számviteli folyamatokból az áfa státusz mellett esetleg a cash-flow kimutatás érhető el. Viszont vegyük észre, hogy a számlázó programokban is látott vállalkozói tudatosság egy új szintjét látjuk. Ennek előnye, hogy a vállalkozói folyamatok a szoftveren belül jól szervezhetőek, a szerepkörök és a feladatok delegálhatóak, az információ mindenki számára elérhető. A hátránya pedig az, hogy egy magasabb szintű szervezetet kíván, amelynek a kialakítása sokaknak nem megy önállóan.
A tanácsadó könyvelői skill itt már értékajánlattá válik, miközben támogatja a könyvelési adatok gyors, papírmentes elérését és az ügyfél alapvető tájékoztatását.
Könyvelőkre hangolva
Abban biztosak lehetünk, hogy a pénzügyi asszisztensek egyre több vállalkozást érnek el. Népszerűségük a szolgáltatási portfólió bővülésével és a pénzügyi információ éhséggel együtt fog növekedni. Talán ezért is jelenthet egy gyorsabban megtérülő befektetést, új piacot a könyvelés támogató rendszerek fejlesztőinek ez a terület. A rendszer alapjai – legalábbis a könyvelői igények kiszolgálására kihegyezve – már rendelkezésre állnak, így elsősorban a következőkre kell koncentrálni:
- – felhő alapú technológiai megvalósítás,
- – könyvelővel való együttműködés, kommunikáció biztosítása,
- – valós idejű adathozzáférés biztosítása,
- – integráció más eszközökkel (NAV, számlázók, banki adatkapcsolatok, könyvelőprogram, stb.)
- – pénzügy alapú nyilvántartás és folyamatkezelés,
- – több dimenziós csoportosítás biztosítása,
- – tervező és előrejelző megoldások biztosítása,
- – skálázhatóság.
A fenti felsorolásból talán a pénzügy alapú gondolkodás a legfontosabb, de ez amivel a legnehezebb megbarátkozni könyvelőként. A cash-flow a jelenlegi gazdasági helyzetben elsőbbséget élvez, ráadásul az információkat valós időben várják el az ügyfelek. Ehhez sokkal egyszerűbb pénzügyi információkat biztosítani, amit tökéletesen kiegészítenek a később érkező klasszikus, könyvelésből beépülő adatok. Érdekes és fontos szempont a több dimenziós csoportosítás biztosítása. Ezzel ahhoz lehetőséget, hogy ügyfeleink a könyvelés kötött költség nyivántartásától eltérő, vállalkozásukhoz jobban illeszkedő csoportosítást alakíthassanak ki bevételeikhez és kiadásaikhoz. Természetesen egy másik rétegben ezt meg lehet feleltetni az általunk használt kontírozási szabályoknak. Arra is van mód, hogy az áfa levonhatóság meghatározására is egy “dimenzió” legyen, ahogy egy-egy bevallási kötelezettségnek vagy statisztikai adatszolgáltatásnak megfelelő besorolást is kialakíthatunk itt.
Ha mindezt hazai pályán – értsd, általunk is használt könyvelés támogató rendszerben – tudjuk biztosítani ügyfeleinknek, a tanácsadási szolgáltatás kialakítása is könnyebben beilleszthető a repertoárunkba. Ne feledkezzünk meg arról, hogy a tanácsadói feladatok elsősorban üzleti problémák feltárására és feloldására koncentrálnak, így egy pénzügyi asszisztens beállításakor azt kell megállapítanunk, milyen kritikus pontok merülnek fel a vállalkozás életében (kintlévőség kezelése, beszerzés finanszírozása) és ennek megfelelő módon kell összeállítani a megoldásainkat. Ráadásul előnnyel indulunk egy külső tanácsadóval szemben:
- – ismerjük a vállalkozást,
- – rendelkezünk folyamatosan frissülő könyvelési adatokkal,
- – szolgáltatásaink összekapcsolásával jobb ár-érték arányú szolgáltatásokat tudunk kínálni.
Mitől félünk még?
A változó ügyfél igények, a technológiai és hatósági kihívások mellett szolgáltatásunk értékvesztése jelenthet kihívást könyvelőként. Sajnos a félelem jogos, az emberek fejében élő könyvelési szolgáltatás értéke folyamatosan csökken. Ennek oka az, hogy az ügyfelek legtöbb esetben nincsenek tisztában a könyvelői szolgáltatás valódi tartalmával, mi könyvelőként pedig nem törekszünk ennek bemutatására. Ezt a folyamatot látványosan meg lehet fordítani, ha nem a megszokott feladat vezérelt szolgáltatást, hanem az probléma megoldást kommunikáljuk. Természetesen az átalakuló tevékenység eszközigénye is más lehet, így ezen a téren szükséges fejleszteni magunkat, vállalkozásunkat. Ezen a ponton mindenképp érdemes lenne bevonni olyan megoldásokat a szolgáltatásainkba, amelyekkel jelenleg csak könyvelési feladatainkat egyszerűsítjük. Bízom benne, a fejlesztők is meglátják a piaci lehetőséget!
