Bocs, inkább vicces, mint hatásvadász szokott lenni a cím, de most nem tudtam kihagyni, remélem túlélitek… A tartalom nem ennyire sablonos, és csak két percet vesz el az életetekből!
Szóval ha most kényszerültök arra, hogy fizikai bizonylat nélkül indítsátok el a negyedéves áfát, elsőként (beszív-kifúj) gondoljátok végig hol van az a pont, ahol a legegyszerűbben digitálissá lehet tenni a bizonylatokat. Ne féljetek ügyfeletek, ügyfeletek beszállítói felé jelezni, hogy nektek ez most nem papíron kell. Fogadjátok meg az Adriana Accounting és a Riport tanácsait banki bizonylatok, kimenő számlák beszerzése tekintetében.
Ne hagyjátok, hogy ügyfeleitek adhoc döntsenek bizonylatok eljuttatása mellett, legyen saját elképzelésetek, megoldásotok, szabályaitok erre.
Az, hogy elektronikusan hozzáférhető még nem jelent azonnal könnyebbséget. Ha nem használtok olyan rendszert, ami támogatja a bizonylatok felismerését és könyvelési előkészítését, legalább a tárolásra, a rögzítési útra alkalmazzatok belső folyamatokat.
Az otthoni munkavégzés nem biztos, hogy támogatja a két monitoros rögzítést, ezért lehet, hogy lassabb lesz a munkavégzés, több hiba előfordulhat. Célszerű több ellenőrzési pontot beilleszteni a rendszerbe, főként a duplikált rögzítés kiszűrésére fordítsatok időt. Amennyiben a programotok ezt nem támogatja (pl.: RLB), a Nagy Könyvelői Kihívás 2020 csoportban a bevételek ellenőrzésénél mutattunk erre példát.
Nem gond, ha elsőre nem lesz tökéletes a folyamat, mindenhol vannak problémások, informatikai analfabéták, de rengeteg olyan megoldás van, amihez nem kell több tudás, mint a fakenews kedveléshez a facebookon…
Végül még két program, ami segíthet. Elsőként egy olyan program, ami azoknál hasznos, ahol nincs gmail-s cím. Ez a drive uploader, ami minimális beállítást követően a kívánt drive elvárt mappájában teleportálja a szkennelt, fotózott doksikat. Itt a programot ti telepítitek (ugye ez a google-n belül, a böngészőben történik) és ügyfeletekkel egy időkorlátos linket osztotok meg, ahol feltöltheti az állományait.
A másik azoknak segít, akik szeretnek jegyzetelni, kontírozni, adatokat megadni a számlán. Nekik a docHub pdf sign and edit programot javaslom. Ezzel a pdf állomány is szerkeszthető, kommentelhető. Mindkettő elérhető a G-Suite Marketplace-ről, sajnos nem magyar nyelvűek, de ha igénylitek csinálunk ezekről is videót.
Ha van kérdésetek várjuk, ha megakadtatok a digitalizációban szívesen segítünk!
