Azt nem tudjuk, hogy olyan lesz-e papírmentes irodáról álmodni, mint digitális bárányokról, de ha szeretnéd kipróbálni, pár posztban bemutatom, milyen megoldások érhetőek el a könyvelési anyag felhő alapú tárolásához (plusz az ügyfelek digitalizálásba történő bevonásához).
Nézzük a külföldi cuccokat!
A COVID óta nem ördögtől való, ha ügyfeleinktől reklámszatyor-mentes könyvelési anyag átadást várunk el. Ahogy az informatikában megszoktuk ehhez is több – jól, rosszul kikövezett – út vezet. Ennek egyik, de szerencsére nem a legfontosabb lépése, a tárolást biztosító ügyviteli rendszer kiválasztása. Ebben a cikkben a kiválasztás szempontjairól és lehetséges szoftverekről lesz jó.
Akkor is érdemes tovább olvasnod, ha olyan szerencsés helyzetben vagy, hogy valamelyik magyar, könyvelőkre szabott megoldás mellett már letettet a voksod. A legtöbb ügyviteli megoldás – jelenleg – a hazai könyvelői igények egy szűk területére, a számlák kezelésére koncentrál. így lehet, hogy az ügyfelekkel történő együttműködés más aspektusaira itt találsz megoldást.
Ja és még egy, a bemutatott rendszerek természetesen megfelelnek az EU adatvédelmi előírásainak…
Mi legyen a választás alapja?
- Biztonság: itt mindenképp alap a több szintű felhasználó kezelés, a két lépcsős belépés biztosítása, az adatok titkosított tárolása, a valós idejű biztonsági mentés. A felsorolt rendszerekben ezek a szolgáltatások alapárasak, ahogy a verziókövetés vagy a szabályozás megfelelés is.
- Könnyű használat: szerintem ezt nem nagyon kell ragozni. Sajnos csak két megoldás érhető el teljes mértékben magyar nyelven, így itt csorbát szenved a tökéletes ügyfélélmény, de minimális képzéssel mindenki számára egyértelmű lehet a rendszer használata.
- Integráció: sajnos a magyar könyvelőprogramok nem kompatibilisek a nemzetközi rendszerekkel (mondjuk a magyar adattárolási megoldásokban már lesznek ilyen funkciók), azonban a sztenderd táblázatkezelő, szövegszerkesztő alkalmazások zökkenőmentesen integrálhatók a legtöbb platformmal. Plusz több rendszer is zapier képes, így közel 6000 egyéb szöftverrel lehet őket összekapcsolni.
- Együttműködés: a papírmentes iroda egyik szükséges feltétele, hogy a könyvelő és ügyfele közötti kapcsolatot támogassa. Ennek egy pontja a dokumentum megosztás, közös felhasználás szintje.
- Méretezhetőség : a digitális alapokra helyezett könyvelés zabálja a tárhelyet. Akár egy személyes az iroda, akár többen dolgoznak, elengedhetetlen, hogy a tárhely mérete igazodjon a vállalkozás és az adatok növekedéséhez.
- Testreszabás: itt a saját szánk íze szerinti beállításoktól a saját ügyfélkapu kialakításáig széles a skála. A lényeg, hogy biztosítsa a lehetőséget, hogy saját vállalkozásunk mérete és igényeihez lehessen alakítani a használatot.
Dropbox Business:
A google és a microsoft megoldásai mellett “csendben” felnőtt a dropbox, ami jóval több, mint fájlmegosztási megoldás. Az üzleti verzió egy robusztus platform, ahol a fájlok tárolása, kezelése, feldolgozása biztosított. Saját dokumentumkezelési megoldásai mellett, minden nagyobb szoftvergyártó termékeit is támogatja. Szuper integrációkkal bír, sőt a legtöbb állományt tudjuk a forrás programban kezelni, miközben a dropbox-ban tároljuk. Szerintem izgalmas szolgáltatása a Paper, ami valós idejű együttműködést tesz lehetővé, így akár ügyfelünkkel egy-egy bizonylaton is tudunk egyeztetni. Ahogy a többi “nagynál” a folyamatos biztonsági mentés, az ocr, a pdf szerkesztés, az asztali és mobil alkalmazás alap. Plusz a saját szkenner alkalmazás mobilra és az űrlapkezelés, de ezt magyar nyelvű pdf állományokkal még nem próbáltam. Talán a saját alkalmazásbolt és a zaiper-n kivüli automatizáció hiányzik (persze beépített integrációkban nincs hiány). Havi díja 16 EUR/hó, ehhez nagyobb tárhelyet kapunk, mint a versenytársaknál, plusz átlátható, hogy mit és hogy tudunk használni. Sajnos magyar nyelven nem elérhető.
Google Drive:
A google-t mindenki ismeri, a Drive nevű svájci bicskát már kevesebben. A gmail fiókkal rendelkezők tuti használják az ingyenes verzióját (még ha nem is tudnak róla), de a fizetős megoldás nagyságrendekkel jobb cucc. Egyrészt egy betölthetetlen méretű tárhely, a google saját szövegszerkesztő, táblázatkezelő, videós chat megoldása mellett szinte minden fájl kezelése, plusz a beépített ocr szolgáltatás, ami automatikusan feldolgozza a beérkezett fájlokat. Másrészt jól menedzselhető munkaterület, ahol a tárolás, megosztás több szempont szerint állítható össze. A google saját script lehetőséget biztosít, integrált rengeteg alkalmazással (a zapier, mint plusz eszköz itt is játszik), ráadásul saját alkalmazásboltja van, így rengeteg problémára találunk egyedi megoldást (értelemszerűen az EU-s fejlesztők műveit vegyük előre a választásokor GDPR és társai miatt). Az ára is elég felhasználóbarát 11,5 EUR magasságában megkapjuk egy könyvelőirodai igényeket kielégítő verzióját felhasználónként.
Microsoft OneDrive:
A Microsoft Office-t használó vállalkozások számára a OneDrive természetes választás. Olvashatjuk bármely MS hirdetésben. A valóság azonban az, hogy a Microsoft licence politikája miatt soha nem tudhatjuk pontosan, hogy terméken belül meddig nyújtózhatunk. Maga a OneDrive szuperül használható, ha O365 előfizetéssel rendelkezünk szinte minden funkciót megkapunk, amiről a dropbox és a google esetében szó volt. Sajnos a hangsúly a szintén van. A fájlok megosztásához be kell állítani a sharepoint-t, az ocr-t én nem tudtam életre kelteni, az integrációk sok esetben power automate előfizetést igényelnek, míg az űrlapkezelés aktiválásáig nem is jutottam el. Ami picit dühítőbb, hogy a MS saját ügyfélszolgálata vagy sales csapata sem áll a helyzet magaslatán, konkrét problémákra a legritkább esetben tud megoldást kínálni.Az természetesen vitathatatlan előnye, hogy zökkenőmentes integrációt kínál az Office-alkalmazásokkal, valamint a Teams, PowerAutomate segítségével rengeteg natív és közvetett integrációval bővíthető. Ahogy a MS termékeknél megszokhattuk beszél magyarul, ahol nem ott automatikusan fordítja az angol szövegeket, elég jó minőségben. Sajnos az árát nem tudom jól belőni. Attól függően, hogy milyen alkalmazáscsomaggal bírunk évi 40 ezer forinttól havi 11 ezer forintig több féle megoldás érhető el. Hogy melyik alkalmas könyvelőirodai használatra, ahhoz várom az ötleteket.
ShareFile:
Mindig izgi, ha egy felhőalapú rendszer iparági megoldásokban is utazik, ráadásul külön öröm, ha könyvelői igényeket is megpróbálja kielégíteni. A ShareFile ezt állítja magáról és van is pár egyedi megoldása, amit érdemes lehet kipróbálni. Az első talán az ügyfélportál névre hallgató megoldás. Itt saját arculattal ellátott felületet tudunk kialakítani, ahol ügyfeleink beléphetnek, láthatják a dokumentumaikat, feladataikat és vissza is jelezhetnek nekünk. A második a könyvelési dokumentumok begyűjtési és kezelési megoldása. A rendszerbe feltölthetjük, hogy milyen állományokat várunk az ügyféltől és ezek állapotát valós időben tudjuk is követni. További lehetőség, hogy a könyvelési folyamatokra (legalábbis a dokumentumkezeléshez kapcsolódóakra) egyedi folyamatokat építhetünk. A rendszer egyébként gmail és microsoft outlook beépülő modulokkal is rendelkezik, a feltöltött fájlok szerkesztését kizárólag az office programok esetében támogatja. Az ocr szolgáltatás tekintetében nem láttam lehetőséget és a magyar nyelvet sem kínálta fel telepítéskor. A rendszer asztali és mobil verzióban is elérhető, valamint a zapier segítségével integrálható egyéb megoldásokkal.
Mivel a könyvelőknek szóló fejlesztések csak a prémium csomagban érhetőek el, így legalább 25 dollárt kell egy felhasználóért leszurkolnunk, amiből rögtön hármat kell megvásárolnunk.
Box:
Bármilyen fájlkezelési megoldásra keresel rá a google-ben az első fizetett hirdetés tuti a Box lesz. Mivel ennyit költ arra, hogy biztos meglássuk, nem hagyhattam ki, hogy ne csak a megjelenítésért, de a kattintásért is fizessen. Egyébként a marketing – most – nem hazudik. Azok a funkciók, amit ígér tényleg elérhetőek a rendszerben. Sőt: korlátlan tárterületet kínál, rendelkezik dedikált ügyfélkapuval, ezernél több integrációval rendelkezik, folyamatokat építhetünk cégünkhöz illeszkedően (iparági megoldások között a könyvelés is elérhető). Ami extra az eddig bemutatott rendszerekhez képest, az hogy közös platformot (content cloud néven) hoztak létre. Ezzel a fájlok tárolására, kezelésére, az együttműködéshez kapcsolódó automatizációs lehetőségek beállítására nem kell külön alkalmazásokat használni, miden egy helyen elérhető. Árazása hasonló ShareFile-hoz. Bussines Plus csomagot javasolják a mi szakmánkhoz, ami havonta 22,5 euróba kerül, viszont itt is minimum 3 felhasználóra kell előfizetnünk.
