Itt az adócampuson több cikkben is a szakma jövőjeként írok a tanácsadói szolgáltatások bővítéséről. Mivel a polihisztorok kora lejárt meg kell találnunk a részpiacot, ahol szakértői affinitásunk szárba szökken. És mivel tanácsadás és szakértés kapcsán mindenki az adóra asszociál hoztam egy olyan példát, amit a klasszikus számvitel és a kontrolling eszközeivel gyakorolhatunk. Lássuk milyen adatokkal kápráztathatjuk el webshopos ügyfeleinket.
Az elektronikus kereskedelem térnyerésével változott az üzleti modell is, hiszen a virtuális térben másként kellett elérni és vásárlásra ösztönözni a vevőket. Ezt a működést a jó kereskedői véna helyett már adatok vitték sikerre, amiből nekünk könyvelőknek rengeteg áll rendelkezésre. Persze, csak ha tudjuk használni, meg persze, ha megfelelő módon csoportosítottuk.
Több, mint kettős könyvelés
Akár bevételi nyilvántartás, akár kettős könyvelés az alap, amiből indulunk, nagy valószínűséggel könyvelőprogramban rögzítjük a szükséges adatokat. Külön igaz ez a webshopokra, ahol – igaz jellemzően a kimenőszámlák szintjén – tetemes bizonylatmennyiséggel kell megküzdenünk. Annak érdekében, hogy ezek feldolgozása ne csak a szükséges beszámolók, bevallások és statisztikák elkészítését támogassa, de ügyfeleinknek is segítséget nyújtson érdemes a könyvelésben a vállalkozás működéséhez kapcsolódó kimutatási szintet is kiépíteni.
Elsőre fura lehet, hogy külön szintről beszélünk, de majd látni fogjuk, hogy egyes költségek üzleti és könyvviteli megítélése eltérő, így a kontírszámok szintjén ezt nem minden esetben tudjuk megvalósítani. Ja és ha van ügyfeled, akinél projekt szintű elszámolást vezetsz vagy önköltséget számolsz, akkor most nem fogsz újat hallani!
Kezeld a kampányokat!
Az online térben picivel nehezebb látszani, mint egy fizikai üzlettel. Ezért a marketingnek fontos szerepe van az értékesítésben. Ahhoz, hogy a művelet sikerességét megállapítsuk rengeteg mutatót lehet kiszámolni, ha ehhez megfelelő adatokkal rendelkezünk. Ahhoz, hogy ez valóban elérhető legyen érdemes a könyveléshez olyan dimenziókat (költséghelyeket, munkaszámokat, rovatokat, stb.) kapcsolni, amiben a kampányok szerepelnek. Az itt felmerülő költségek a hirdetés, grafikus egyértelmű tételeitől az extra szállítási díjon át, a túlmunka bérköltségig terjedhetnek. Sőt, fontos, hogy a költségek mellett az adott kedvezmények is bekerülhetnek a kampány kiadások közé, ezért elkerülhetetlen ügyfelünkkel átbeszélni, hogy pontosan mire is számítsunk.
Láthatatlan tételek
Ha már a kedvezményeknél tartunk nem szabad szó nélkül elmenni ezek bizonylaton történő kezelése mellett. Azon túl, hogy az áfa alap csökkentéséhez szükséges feltételeket és az szja mentességhez kapcsolódó előírásokat betartatjuk fontos, hogy üzleti szempontból is rendezzük a kedvezmények kérdését.
A kedvezményeknek elsődlegesen a vevők mentális állapotára (meg persze a pénztárcájára) van kedvező hatása, mi könyvelők némi távolságból piszkáltuk a témát, hiszen helyes bizonylatolás mellett jelentős könyvelési feladatot nem jelentett. Ennek ellenére arra bíztatok mindenkit, hogy ezeket a tételeket is jelenítse meg a nyilvántartásaiban – legalább alaposan teszteljük a könyvelőprogramok, a NAV online és a számlázóprogramok kapacitását – hiszen bizonyos mutatók kiszámításához nélkülözhetetlen lesz a meg nem szerzett haszon, mint kiadás kezelése is.
Minden partner fontos
Annak ellenére, hogy az adatrögzítés folyamata elbillent a digitális feldolgozás felé technikai okokból (sok magánszemély vevő és nincs vevői adatunk) vagy a pénzügyi folyamatok miatt (nem áll rendelkezésre tételes lista a kifizetésekről vagy ezek könyvelése extra teher) lehet, hogy csak összevont adatokkal és ütköző számlákkal dolgozunk, pedig itt is igaz, hogy a legkisebb is számít. Az ügyfelek pontos száma, a hozzájuk kapcsolódó rendelési gyakoriság fontos információ az e-kereskedelemben. Ezért, ha meg tudjuk oldani minden számlát partnerre rögzítsünk és a kifizetésüket is egyedileg kezeljük.
ELÁBÉ szentsége
Amióta a NAV digitális kényszerítő eszközök segítségével leszorította az áfa rést KKV szinten is valós információkat tartalmazhat a leltár, így az ELÁBÉ megállapítására is használható információkkal (is) gazdagodott a könyvelés. Ehhez persze elsőként elengedhetetlen, hogy ügyfeleink ugyanazt értsék a beszerzési ár alatt, mint a számviteli törvény. Ehhez a jogszabály bemagolása helyett árazási kalkulátor, esetleg beszerzési árhoz kapcsolódó bizonylat szintű kimutatás készítését javaslom. Valamint, hogy a készletgazdálkodáshoz kapcsolódó folyamatok kidolgozottak és a könyveléssel konzisztensek legyenek.
Ezek nélkül persze még megállapítható az ELÁBÉ (mondjuk indirekt módon az értékesítésből az árrés ismeretében), de a készlet nem csak fontos KPI-k alapja (helló készlet forgási sebesség)m hanem a beszerzési és értékesítési folyamat megfelelőségének ellenőrző listája is.
Plusz egy pont
Korábban a számlázz.huPARK cikkben szó volt a webshopokhoz kapcsolódó leggyakoribb ellenőrzési eljárásokról. Ott felsoroltak még most is aktuálisak. Ahol a folyamatok nem kidolgozottak, ahol nincs ellenőrzés, visszamérés nagyobb eséllyel fordulnak elő hibák, emberi mulasztások, amelyek adófizetési kötelezettséget, legrosszabb esetben jogkövetkezményt (bírság, késedelmi kamat) vonnak maguk után.
A folyamatok kialakítása természetesen a vállalkozás feladata, de mi, a könyvelés, megfelelő adatokkal tudjuk ezt támogatni. A kidolgozott és ami még fontosabb használatban lévő folyamatok egyben az ellenőrzés alapját is képezik, amihez ugyancsak a könyvelésből érdemes információt szerezni.
A következő részben gyakorlati infók jönnek, öt mutató, amit támogatni tudod webshopos ügyfeled (és az itt felsorolt előkészületek is értelmet nyernek).
